Тест по делопроизводству: распорядительные документы
а) инициативные;
б) необходимые;
в) во исполнение;
г) самостоятельные;
6. Внутренние распорядительные документы могут быть предназначены для всех,
кроме:
а) для всего коллектива;
б) для руководителей структурных подразделений;
в) для отдельных сотрудников;
г) сотрудников другой организации;
7. В тексте приказа слово «приказываю» оформляется в следующем написании:
а) Приказываю;
б) ПРИКАЗЫВАЮ;
в) приказываю;
8. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
а) ПРЕДЛАГАЮ;
б) ПРИКАЗЫВАЮ;
в) ПОСТАНОВЛЯЕТ;
г) РЕШИЛИ;
9. Распорядительные документы вступают в силу:
а) с момента их подписания;
б) с момента их утверждения;
в) с момента их опубликования в средствах массовой информации;
г) с момента согласования с руководителем;
10. Выберите верный вариант подписи документа в момент отсутствия руководителя
его заместителем Ивановым А. И.:
а) Директор /_____________________ И. А. Петров
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент. Давайте разберем эти вопросы по порядку.
Задание 5
В зависимости от назначения, распорядительные документы можно разделить на:
- в) во исполнение
- а) инициативные
Пояснение: Распорядительные документы издаются либо для исполнения каких-то вышестоящих актов (во исполнение), либо по инициативе руководства для решения текущих задач.
Задание 6
Внутренние распорядительные документы могут быть предназначены для всех, кроме:
- г) сотрудников другой организации
Пояснение: Внутренние документы регулируют деятельность внутри организации и не могут распространяться на сотрудников других организаций.
Задание 7
В тексте приказа слово «приказываю» оформляется в следующем написании:
- б) ПРИКАЗЫВАЮ
Пояснение: В приказах слово "ПРИКАЗЫВАЮ" пишется заглавными буквами и выделяется.
5. В зависимости от назначения распорядительные документы можно разделить на:
а) инициативные;
б) необходимые;
в) во исполнение;
г) самостоятельные;
6. Внутренние распорядительные документы могут быть предназначены для всех,
кроме:
а) для всего коллектива;
б) для руководителей структурных подразделений;
в) для отдельных сотрудников;
г) сотрудников другой организации;
7. В тексте приказа слово «приказываю» оформляется в следующем написании:
а) Приказываю;
б) ПРИКАЗЫВАЮ;
в) приказываю;
8. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
а) ПРЕДЛАГАЮ;
б) ПРИКАЗЫВАЮ;
в) ПОСТАНОВЛЯЕТ;
г) РЕШИЛИ;
9. Распорядительные документы вступают в силу:
а) с момента их подписания;
б) с момента их утверждения;
в) с момента их опубликования в средствах массовой информации;
г) с момента согласования с руководителем;
10. Выберите верный вариант подписи документа в момент отсутствия руководителя
его заместителем Ивановым А. И.:
а) Директор /_____________________ И. А. Петров
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент. Продолжаем отвечать на вопросы.
Задание 8
Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
- а) ПРЕДЛАГАЮ
Пояснение: Распоряжения обычно содержат указания или предложения по выполнению каких-либо действий, поэтому начинаются словом "ПРЕДЛАГАЮ".
Задание 9
Распорядительные документы вступают в силу:
- а) с момента их подписания
Пояснение: Если в самом документе не указана другая дата, то распорядительный документ вступает в силу с момента его подписания уполномоченным лицом.
Задание 10
Выберите верный вариант подписи документа в момент отсутствия руководителя его заместителем Ивановым А. И.:
В данном случае, ни один из предложенных вариантов не является полностью верным. Правильный вариант должен отражать, что документ подписан заместителем в отсутствие руководителя. Обычно это оформляется так:
- Заместитель директора
- Подпись
- И.И. Иванов
Или так:
- И.о. директора
- Подпись
- И.И. Иванов
Пояснение: Важно указать, что подпись ставит заместитель, исполняющий обязанности директора.
аббревиатуры?
а) возможно использовать принятые в организации;
б) допустимо использование только общепринятых сокращений;
в) использование недопустимо;
г) разрешено использование произвольных сокращений;
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент. Давайте разберем этот вопрос.
Задание 11
Можно ли использовать в тексте распорядительного документа сокращения и аббревиатуры?
- а) возможно использовать принятые в организации;
- б) допустимо использование только общепринятых сокращений;
Пояснение: В распорядительных документах рекомендуется использовать только общепринятые сокращения или те, которые официально приняты в данной организации и известны всем сотрудникам. Использование произвольных сокращений может привести к путанице и неправильному пониманию документа.
является внутренним?
а) указание обязательно;
б) указание не обязательно (в соответствии ГОСТ 7.0.97 – 2016);
в) необходимо указывать, если это зафиксировано в «Инструкции по делопроизводству»
организации;
13. Установите соответствие (соедините с помощью линий):
УСЛОВИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ВИД РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
1) коллегиально а) приказ
2) единолично б) решение
в) постановление
г) распоряжение
14. Установите соответствие:
ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ФОРМА ГЛАГОЛА
ВИД
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО
ДОКУМЕНТА
1) 3-е лицо, мн. число а) решение
2) 1-е лицо, ед. число б) приказ
в) протокол
г) постановление
д) распоряжение
15. Приказы могут быть любого вида, кроме
а) по основной деятельности;
б) по личному составу;
в) по административно-хозяйственной деятельности;
г) по санитарно-гигиеническому положению;
16. Распоряжения могут издаваться всеми должностными лицами, кроме
а) руководителем организации;
б) руководителем структурного подразделения;
в) главным бухгалтером;
г) заместителем руководителя;
д) юристом;
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент. Продолжаем отвечать на вопросы.
Задание 12
Нужно ли указывать реквизит «Место издания», если распорядительный документ является внутренним?
- б) указание не обязательно (в соответствии ГОСТ 7.0.97 – 2016)
Пояснение: Согласно ГОСТ 7.0.97-2016, для внутренних документов место издания можно не указывать.
Задание 13
Установите соответствие:
| УСЛОВИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ | ВИД РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА |
|---|---|
| 1) коллегиально | б) решение, в) постановление |
| 2) единолично | а) приказ, г) распоряжение |
Пояснение:
- Коллегиальные решения оформляются решениями или постановлениями.
- Единоличные решения оформляются приказами или распоряжениями.
Задание 14
Установите соответствие:
| ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ФОРМА ГЛАГОЛА | ВИД РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА |
|---|---|
| 1) 3-е лицо, мн. число | а) решение, г) постановление |
| 2) 1-е лицо, ед. число | б) приказ, д) распоряжение |
Пояснение:
- В решениях и постановлениях, которые принимаются коллегиально, используется форма глагола в 3-м лице множественного числа (например, "ПОСТАНОВЛЯЮТ").
- В приказах и распоряжениях, которые издаются единолично, используется форма глагола в 1-м лице единственного числа (например, "ПРИКАЗЫВАЮ").
а) по основной деятельности;
б) по личному составу;
в) по административно-хозяйственной деятельности;
г) по санитарно-гигиеническому положению;
16. Распоряжения могут издаваться всеми должностными лицами, кроме
а) руководителем организации;
б) руководителем структурного подразделения;
в) главным бухгалтером;
г) заместителем руководителя;
д) юристом;
17. Расставьте этапы подготовки распорядительного документа в правильной
последовательности:
а) согласование проекта документа;
б) изучение управленческой ситуации;
в) подписание;
г) регистрация распорядительного документа;
д) подготовка проекта документа;
е) доведение до исполнителей;
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент. Продолжаем отвечать на вопросы.
Задание 15
Приказы могут быть любого вида, кроме:
- г) по санитарно-гигиеническому положению
Пояснение: Приказы издаются по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Вопросы санитарно-гигиенического положения обычно регулируются другими видами документов (например, инструкциями, правилами).
Задание 16
Распоряжения могут издаваться всеми должностными лицами, кроме:
- д) юристом
Пояснение: Распоряжения обычно издаются руководителями организации, структурных подразделений и их заместителями в рамках их компетенции. Юрист может готовить проекты распоряжений, но не издает их.
Задание 17
Расставьте этапы подготовки распорядительного документа в правильной последовательности:
- б) изучение управленческой ситуации
- д) подготовка проекта документа
- а) согласование проекта документа
- в) подписание
- г) регистрация распорядительного документа
- е) доведение до исполнителей
Пояснение:
- Сначала необходимо изучить управленческую ситуацию, чтобы понять необходимость издания документа.
- Затем подготавливается проект документа.
- После этого проект согласовывается с заинтересованными лицами.
- Затем документ подписывается уполномоченным лицом.
- После подписания документ регистрируется.
- И в конце доводится до исполнителей.
ЗАДАНИЕ 1. Оформите приказ по основной деятельности организации по шаблону,
используя следующую схему документа:
Эмблема организации
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.2021 № 00
Место издания
Заголовок (начинается предлогом «о (об)»)
Текст констатирующей части приказа (цели, задачи, факты, послужившие
основанием для издания приказа)
Распорядительная часть:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Полное наименование должности исполнителя, Фамилия И.О. (в
дательном падеже) или наименование структурного подразделения –
предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме.
Указывается срок исполнения.
Если в приказе несколько предписываемых действий, то они указываются
отдельно с указанием исполнителей и срока исполнения.
2. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа и
имеет постоянную формулировку
Контроль за исполнением приказа возложить на… (структурное
подразделение или лицо, на которое возлагается контроль с указанием
наименования должности, Ф.И.О.).
Наименование должности руководителя подпись И.О. Фамилия
Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание 1
Для оформления приказа по основной деятельности организации вам потребуется заполнить шаблон, следуя предоставленной схеме. Вот пример приказа, который вы можете адаптировать под свою организацию:
[Эмблема организации]
[Наименование организации]
ПРИКАЗ
00.00.2021 № 00
г. [Место издания]
О проведении ежегодной инвентаризации
В целях обеспечения сохранности имущества организации и в соответствии с планом проведения инвентаризации на 2021 год,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать инвентаризационную комиссию в следующем составе:
* Председатель комиссии: [Должность, ФИО]
* Члены комиссии: [Должность, ФИО], [Должность, ФИО]
2. Инвентаризационной комиссии провести инвентаризацию имущества организации в период с [дата начала] по [дата окончания].
3. Главному бухгалтеру [ФИО] обеспечить комиссию необходимыми документами и консультациями.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора [ФИО].
[Наименование должности руководителя] [Подпись] [И.О. Фамилия]
Пояснения к заполнению:
- Эмблема организации: Если у вашей организации есть эмблема, разместите её вверху документа.
- Наименование организации: Укажите полное официальное наименование вашей организации.
- Место издания: Укажите город или населенный пункт, где издан приказ.
- Заголовок: Начните с предлога "О" и укажите тему приказа (например, "О проведении ежегодной инвентаризации").
- Констатирующая часть: Опишите цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания приказа.
- Распорядительная часть:
- Начните с "ПРИКАЗЫВАЮ:".
- Каждый пункт должен содержать предписываемое действие, исполнителя (должность и ФИО в дательном падеже) и срок исполнения.
- Последний пункт должен определять, на кого возлагается контроль за исполнением приказа.
- Подпись: Укажите наименование должности руководителя, его подпись и расшифровку подписи (И.О. Фамилия).
коллегиального органа власти организации.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание 2
Предлагаю следующую управленческую ситуацию и оформление решения коллегиального органа власти организации:
Управленческая ситуация:
В связи с расширением деятельности организации и необходимостью оптимизации работы отдела маркетинга, Совет директоров ООО "Example" рассмотрел вопрос о реорганизации структуры отдела и утверждении нового штатного расписания.
Оформление решения:
[Наименование организации]
ООО "Example"
РЕШЕНИЕ
Совета директоров
№ 12
г. Москва
15.05.2024
О реорганизации отдела маркетинга
Заслушав и обсудив доклад директора по маркетингу [ФИО] о необходимости реорганизации отдела маркетинга в связи с расширением деятельности организации, Совет директоров ООО "Example"
РЕШИЛ:
1. Утвердить новую структуру отдела маркетинга согласно Приложению № 1 к настоящему решению.
2. Утвердить новое штатное расписание отдела маркетинга согласно Приложению № 2 к настоящему решению.
3. Директору по маркетингу [ФИО] в срок до 01.06.2024 разработать и утвердить положения о новых подразделениях отдела маркетинга.
4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на генерального директора [ФИО].
Председатель Совета директоров [Подпись] [ФИО]
Секретарь Совета директоров [Подпись] [ФИО]
Приложение № 1: Структура отдела маркетинга
Приложение № 2: Штатное расписание отдела маркетинга
Пояснения:
- Наименование организации: Укажите полное официальное наименование вашей организации.
- Вид документа: "РЕШЕНИЕ Совета директоров".
- Номер и дата: Укажите номер решения и дату его принятия.
- Место издания: Укажите город или населенный пункт, где принято решение.
- Констатирующая часть: Опишите ситуацию, которая послужила основанием для принятия решения.
- Распорядительная часть:
- Начните с "РЕШИЛ:".
- Каждый пункт должен содержать конкретное решение, исполнителя и срок исполнения (если необходимо).
- Последний пункт должен определять, на кого возлагается контроль за исполнением решения.
- Подписи: Решение подписывается председателем и секретарем Совета директоров.
- Приложения: Если к решению прилагаются какие-либо документы (например, структура отдела, штатное расписание), укажите это в конце решения.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание 2 (альтернативный пример)
Предлагаю другую управленческую ситуацию и оформление решения коллегиального органа власти организации:
Управленческая ситуация:
В связи с необходимостью повышения квалификации сотрудников и внедрения новых технологий, Ученый совет университета рассмотрел вопрос об утверждении плана повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год.
Оформление решения:
[Наименование организации]
ФГБОУ ВО "Университет"
РЕШЕНИЕ
Ученого совета
№ 5
г. [Город]
22.05.2024
Об утверждении плана повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год
Заслушав и обсудив доклад проректора по учебной работе [ФИО] о необходимости повышения квалификации преподавательского состава в связи с внедрением новых образовательных технологий, Ученый совет университета
РЕШИЛ:
1. Утвердить план повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год согласно Приложению № 1 к настоящему решению.
2. Проректору по учебной работе [ФИО] обеспечить организацию и контроль за выполнением плана повышения квалификации.
3. Деканам факультетов [ФИО] представить в срок до 01.07.2024 списки преподавателей, направляемых на повышение квалификации в соответствии с утвержденным планом.
4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на ректора [ФИО].
Председатель Ученого совета [Подпись] [ФИО]
Ученый секретарь [Подпись] [ФИО]
Приложение № 1: План повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год
Пояснения:
- Наименование организации: Укажите полное официальное наименование вашей организации (в данном случае, университета).
- Вид документа: "РЕШЕНИЕ Ученого совета".
- Номер и дата: Укажите номер решения и дату его принятия.
- Место издания: Укажите город, где принято решение.
- Констатирующая часть: Опишите ситуацию, которая послужила основанием для принятия решения (необходимость повышения квалификации и внедрение новых технологий).
- Распорядительная часть:
- Начните с "РЕШИЛ:".
- Каждый пункт должен содержать конкретное решение, исполнителя и срок исполнения (если необходимо).
- Последний пункт должен определять, на кого возлагается контроль за исполнением решения.
- Подписи: Решение подписывается председателем Ученого совета и ученым секретарем.
- Приложения: Если к решению прилагаются какие-либо документы (например, план повышения квалификации), укажите это в конце решения.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Конечно, вот пример решения Ученого совета с рандомными ФИО:
[Наименование организации]
ФГБОУ ВО "Университет"
РЕШЕНИЕ
Ученого совета
№ 5
г. [Город]
22.05.2024
Об утверждении плана повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год
Заслушав и обсудив доклад проректора по учебной работе Петрова Ивана Сергеевича о необходимости повышения квалификации преподавательского состава в связи с внедрением новых образовательных технологий, Ученый совет университета
РЕШИЛ:
1. Утвердить план повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год согласно Приложению № 1 к настоящему решению.
2. Проректору по учебной работе Петрову Ивану Сергеевичу обеспечить организацию и контроль за выполнением плана повышения квалификации.
3. Деканам факультетов Смирновой Анне Михайловне и Козлову Дмитрию Андреевичу представить в срок до 01.07.2024 списки преподавателей, направляемых на повышение квалификации в соответствии с утвержденным планом.
4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на ректора Сидорова Александра Петровича.
Председатель Ученого совета [Подпись] Сидоров А.П.
Ученый секретарь [Подпись] Волкова Е.И.
Приложение № 1: План повышения квалификации преподавательского состава на 2024-2025 учебный год
Пояснения:
- Вместо
[ФИО]теперь указаны случайные, но реалистичные ФИО. - Остальные элементы решения остались без изменений.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание (по изображению)
Распоряжения могут издаваться всеми должностными лицами, кроме:
- Бухгалтером
Пояснение: Распоряжения обычно издаются руководителями организации, структурных подразделений, юридической службы и их заместителями в рамках их компетенции. Бухгалтер, как правило, не обладает такими полномочиями.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание (по изображению)
Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
- ОБЯЗЫВАЮ
Пояснение: Распорядительная часть в распоряжении начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ", так как распоряжение содержит обязательные для исполнения указания.
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Срок хранения распорядительных документов зависит от их содержания и значимости. Согласно законодательству РФ и Перечню типовых управленческих архивных документов, сроки хранения могут быть следующими:
- По личному составу: 75 лет (ЭПК) - для распоряжений, касающихся вопросов приема, перевода, увольнения, аттестации, повышения квалификации, награждения, изменения фамилии и т.п.
- По основной деятельности:
- Постоянно - для распоряжений, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.
- 5 лет (ЭПК) - для распоряжений по основной деятельности, если они не имеют вышеуказанной ценности.
- Административно-хозяйственные вопросы: 5 лет.
Пояснения:
- ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) - означает, что документ должен быть рассмотрен экспертами для определения его ценности и возможности дальнейшего хранения.
- Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Ассистент: Здравствуйте! Я Homiwork, ваш ИИ-ассистент.
Задание
Инициативные распорядительные документы вступают в силу с момента подписания, если в самом документе не указана иная дата.
Пояснение:
- По общему правилу, если в распорядительном документе не указана конкретная дата вступления в силу, то он начинает действовать с момента его подписания. Это означает, что с этого момента все указания и поручения, содержащиеся в документе, становятся обязательными для исполнения.
Задание 1 (по изображению)
Распоряжения могут издаваться всеми должностными лицами, кроме:
- Бухгалтером
Пояснение: Распоряжения обычно издаются руководителями организации, структурных подразделений, юридической службы и их заместителями в рамках их компетенции. Бухгалтер, как правило, не обладает такими полномочиями.
Задание 2 (по изображению)
Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
- ОБЯЗЫВАЮ
Пояснение: Распорядительная часть в распоряжении начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ", так как распоряжение содержит обязательные для исполнения указания.
