Hợp đồng lao động dành cho Giám đốc (đặc biệt là Giám đốc có hưởng lương) có những điểm đặc thù so với người lao động thông thường, bởi vì họ vừa là người lao động làm thuê, vừa có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc thành viên của doanh nghiệp.

Dưới đây là cấu trúc chi tiết và các điều khoản quan trọng cần có trong một bản hợp đồng lao động dành cho Giám đốc:

1. Thông tin các bên

• Người sử dụng lao động: Đại diện pháp luật (thường là Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV hoặc Chủ sở hữu công ty) và thông tin doanh nghiệp.
• Người lao động: Thông tin cá nhân của Giám đốc (Họ tên, ngày sinh, CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ...).

2. Công việc và địa điểm làm việc

• Chức danh: Giám đốc / Tổng Giám đốc.
• Mô tả công việc: Quyền hạn và trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo Điều lệ công ty và nghị quyết/quyết định của HĐQT/HĐTV/Chủ sở hữu.
• Địa điểm làm việc: Trụ sở chính hoặc các chi nhánh của công ty.

3. Lương, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ (Quan trọng)

• Mức lương chính: Ghi rõ mức lương thỏa thuận (thường dựa trên hiệu quả kinh doanh hoặc quy chế lương thưởng của công ty).
• Phụ cấp: Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, điện thoại, đi lại, nhà ở (nếu có).
• Hình thức trả lương: Chuyển khoản hoặc tiền mặt, thời gian trả lương hàng tháng.
• Thưởng: Các khoản thưởng theo hiệu suất công việc (KPI), lợi nhuận công ty hoặc thưởng Tết.
• Đóng bảo hiểm: Thỏa thuận rõ về việc tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc theo quy định pháp luật.

4. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi

• Thời giờ làm việc (có thể theo giờ hành chính hoặc linh hoạt do tính chất công việc).
• Chế độ nghỉ phép hàng năm, nghỉ lễ, Tết theo Bộ luật Lao động.

5. Quyền hạn và nghĩa vụ của Giám đốc

• Quyền hạn: Được quyền tuyển dụng, điều hành nhân sự, ký kết các hợp đồng kinh tế trong hạn mức cho phép, quyết định các vấn đề tài chính theo Điều lệ công ty.
• Nghĩa vụ: Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị/Chủ sở hữu về kết quả kinh doanh, tuân thủ pháp luật và Điều lệ công ty.

6. Bảo mật thông tin và không cạnh tranh

• Cam kết bảo mật thông tin tài chính, chiến lược kinh doanh, danh sách khách hàng.
• Thỏa thuận về việc không làm việc hoặc hợp tác với các đối thủ cạnh tranh trong và sau khi chấm dứt hợp đồng (nếu cần thiết).

7. Chấm dứt hợp đồng và bồi thường

• Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.
• Quy định về thời hạn thông báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng (thường với Giám đốc thời hạn thông báo sẽ dài hơn, từ 30 - 45 ngày hoặc theo thỏa thuận riêng).
• Điều khoản giải quyết tranh chấp.

💡 Lưu ý pháp lý:
* Nếu Giám đốc đồng thời là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu công ty, cần lưu ý quy định của Luật Doanh nghiệp về việc ký kết hợp đồng.
* Bạn nên tham khảo ý kiến của bộ phận pháp lý hoặc luật sư để soạn thảo điều khoản phù hợp với Điều lệ thực tế của công ty mình.

Dưới đây là mẫu Hợp đồng lao động dành cho Giám đốc (Tổng Giám đốc) chuẩn và chi tiết, áp dụng cho loại hình Công ty TNHH hoặc Cổ phần, tuân thủ theo Bộ luật Lao động và Luật Doanh nghiệp hiện hành.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---oOo---

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

(Dành cho chức danh Giám đốc / Tổng Giám đốc)

Hôm nay, ngày ...... tháng ...... năm 20...., tại địa điểm: ...................................................................., chúng tôi gồm các bên dưới đây:

BÊN A: NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

• Tên doanh nghiệp: ........................................................................................................
• Giấy chứng nhận ĐKDN số: ......................... Do ............................. cấp ngày ....................
• Địa chỉ trụ sở chính: .....................................................................................................
• Điện thoại: .............................................. Email: ......................................................
• Đại diện theo pháp luật / Đại diện ký hợp đồng:
  • Họ và tên: ................................................... Chức vụ: ............................................
  • CCCD/Hộ chiếu số: ...................................... Cấp ngày: ............ Tại: ......................

BÊN B: NGƯỜI LAO ĐỘNG (GIÁM ĐỐC)

• Họ và tên: ................................................................... Giới tính: ............................
• Ngày sinh: ................................................... Quốc tịch: .........................................
• CCCD/Hộ chiếu số: .................................... Cấp ngày: ............ Tại: ......................
• Địa chỉ thường trú: .......................................................................................................
• Chỗ ở hiện tại: .............................................................................................................
• Số điện thoại: ............................................ Email: .................................................

Hai bên đồng ý thỏa thuận ký kết Hợp đồng lao động với các điều khoản và điều kiện sau đây:

ĐIỀU 1: THỜI HẠN VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

1. Loại hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động không xác định thời hạn (hoặc Hợp đồng xác định thời hạn từ ... tháng).
2. Thời hạn thực hiện hợp đồng: Từ ngày ...... tháng ...... năm 20....

ĐIỀU 2: CÔNG VIỆC, CHỨC DANH VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC

1. Chức danh chuyên môn: Giám đốc (Tổng Giám đốc).
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
   * Trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên / Chủ sở hữu công ty.
   * Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư đã được phê duyệt.
   * Quyết định các vấn đề về tổ chức nhân sự, tiền lương, tiền thưởng trong phạm vi thẩm quyền được phân cấp.
   * Thay mặt công ty ký kết các văn bản, hợp đồng kinh tế theo quy định của Điều lệ Công ty.
3. Địa điểm làm việc: Tại trụ sở chính của Công ty và các chi nhánh/địa điểm kinh doanh khác tùy theo yêu cầu công việc.

ĐIỀU 3: CHẾ ĐỘ LƯƠNG, PHỤ CẤP VÀ THƯỞNG

1. Mức lương chính (Lương cơ bản): ................................. VNĐ/tháng (Bằng chữ: ..........................................................................................................).
2. Phụ cấp (nếu có):
   * Phụ cấp chức vụ: .......................................... VNĐ/tháng.
   * Phụ cấp khác (điện thoại, xăng xe, nhà ở...): .......................................... VNĐ/tháng.
3. Hình thức trả lương: Trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của Bên B vào ngày ...... hàng tháng.
4. Tiền thưởng và chế độ đãi ngộ khác: Theo quy chế tài chính, quy chế thưởng của Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị / Chủ sở hữu tùy theo kết quả kinh doanh hằng năm.
5. Nâng lương: Được xem xét nâng lương theo quy chế của Công ty và hiệu quả công việc.

ĐIỀU 4: THỜI GÒ LÀM VIỆC, NGHỈ NGƠI VÀ BẢO HIỂM

1. Thời giờ làm việc: Linh hoạt theo yêu cầu công việc và đặc thù quản lý của doanh nghiệp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
2. Nghỉ ngơi: Nghỉ hàng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ lễ, Tết theo quy định của Bộ luật Lao động và nội quy của Công ty.
3. Bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN: Hai bên tuân thủ thực hiện chế độ bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành tính trên mức lương thỏa thuận.

ĐIỀU 5: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B (GIÁM ĐỐC)

1. Quyền hạn:
   * Được hưởng đầy đủ tiền lương, phụ cấp và các quyền lợi theo hợp đồng này và quy định của Công ty.
   * Được cung cấp các phương tiện làm việc cần thiết và quyền chủ động điều hành công việc theo đúng chức năng nhiệm vụ.
   * Từ chối thực hiện các chỉ đạo trái pháp luật hoặc trái với Điều lệ Công ty.
2. Nghĩa vụ:
   * Hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kinh doanh và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị / Chủ sở hữu giao.
   * Trung thực, tận tâm bảo vệ quyền lợi và uy tín của Công ty.
   * Bảo mật tuyệt đối các thông tin về tài chính, công nghệ, chiến lược kinh doanh, danh sách khách hàng và các thông tin mật khác của Công ty (cả trong và sau khi chấm dứt hợp đồng).

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Hợp đồng này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản để thi hành.
2. Mọi sửa đổi, bổ sung hợp đồng này phải được hai bên lập thành văn bản (Phụ lục hợp đồng).
3. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.

KHÔNG ĐƯỢC KÝ NHƯ VẬY.

Bạn không thể tự ký hợp đồng lao động với chính mình khi bạn đóng cả hai vai trò: Người đại diện pháp luật của công ty (Bên A) và Người lao động (Bên B).

Giải thích chi tiết theo pháp luật:

1. Xung đột lợi ích: Theo Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp, một cá nhân không thể đại diện cho cả hai bên trong cùng một giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về doanh nghiệp tư nhân). Hợp đồng lao động là một dạng hợp đồng song vụ, đòi hỏi phải có sự thỏa thuận độc lập giữa hai chủ thể riêng biệt: Người thuê và Người được thuê.
2. Về mặt pháp lý: Nếu tự ký, hợp đồng này sẽ không có hiệu lực pháp lý, rủi ro rất lớn khi cơ quan thuế kiểm tra chi phí tiền lương (chi phí lương này sẽ bị loại vì không hợp lệ) hoặc khi xảy ra tranh chấp lao động, bảo hiểm xã hội.

CÁCH GIẢI QUYẾT HỢP PHÁP:

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn (Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hay Công ty Cổ phần), cách xử lý sẽ khác nhau:

1. Nếu là Công ty TNHH Một thành viên do bạn làm chủ sở hữu:

• Chủ sở hữu công ty (bạn) có quyền thuê người khác làm Giám đốc, hoặc nếu bạn kiêm nhiệm Giám đốc thì không cần ký hợp đồng lao động với chính mình.
• Thay vào đó, bạn sử dụng Quyết định bổ nhiệm Giám đốc do chính Chủ sở hữu công ty ký.
• Về tiền lương: Bạn sẽ nhận Thù lao hoặc lợi nhuận từ việc điều hành công ty theo quyết định của chủ sở hữu, hoặc làm biên bản ghi nhận mức thù lao hàng tháng (vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu có quyết định hợp pháp và đóng thuế TNCN đầy đủ).

2. Nếu là Công ty Cổ phần hoặc Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

• Người đại diện ký hợp đồng lao động với bạn (với tư cách là Giám đốc) phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (HĐTV), hoặc người được HĐQT/HĐTV ủy quyền hợp pháp.
• Lưu ý: Người được ủy quyền ký thay Bên A không được trùng tên với bạn (Bên B).

Đối với Công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ sở hữu (đồng thời kiêm chức vụ Giám đốc/Tổng Giám đốc), việc chi trả lương và thực hiện thủ tục pháp lý có những điểm rất đặc thù.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện đúng luật, hợp lệ chi phí và tránh rủi ro với cơ quan thuế:

1. Về mặt pháp lý và thủ tục (Không dùng Hợp đồng lao động)

Như đã trao đổi ở phần trước, bạn không ký hợp đồng lao động với chính mình. Thay vào đó, hồ sơ pháp lý để ghi nhận chức danh và thu nhập của bạn gồm:
* Quyết định bổ nhiệm Giám đốc / Tổng Giám đốc: Do chính bạn (với tư cách là Chủ sở hữu công ty) ký ban hành.
* Điều lệ công ty: Nơi ghi rõ quyền hạn, nhiệm vụ và cơ chế thù lao/lương của Giám đốc.

2. Cách chi trả lương / thù lao

Chủ công ty kiêm Giám đốc có thể lựa chọn một trong hai cách nhận tiền từ công ty:

Cách A: Nhận Thù lao quản lý (Phổ biến và an toàn nhất)

• Bản chất: Khoản tiền chi trả cho công sức quản lý, điều hành doanh nghiệp của chủ sở hữu.
• Hồ sơ chứng từ:
  • Quyết định của Chủ sở hữu về mức thù lao/lương hàng tháng của Giám đốc.
  • Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của bạn, hoặc phiếu chi tiền mặt.
• Thuế và Bảo hiểm:
  • Thuế TNCN: Khoản thù lao này chịu thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần (như thu nhập từ tiền lương, tiền công). Công ty có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thay.
  • Bảo hiểm xã hội (BHXH): Theo Luật BHXH hiện hành, chủ hộ kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân/chủ công ty TNHH 1TV không bắt buộc phải đóng BHXH bắt buộc nếu không có hợp đồng lao động. Tuy nhiên, bạn có thể tham gia BHXH tự nguyện hoặc nếu muốn đóng BHXH bắt buộc, cần xem xét các quy định mới nhất hoặc tư vấn cơ quan bảo hiểm địa phương.

Cách B: Nhận Lợi nhuận sau thuế (Cổ tức / Lãi chia)

• Bản chất: Thay vì nhận lương hàng tháng, bạn nhận toàn bộ lợi nhuận còn lại sau khi công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và trích lập các quỹ theo quy định.
• Hồ sơ chứng từ:
  • Báo cáo tài chính năm đã hoàn thành.
  • Quyết định phân phối lợi nhuận của Chủ sở hữu công ty.
  • Chứng từ chi trả tiền lợi nhuận.
• Thuế: Khoản lợi nhuận này khi rút về cá nhân chỉ chịu thuế TNCN từ đầu tư vốn là 5%.

3. Lưu ý quan trọng để chi phí lương/thù lao được tính là chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế TNDN):

1. Phải có quyết định rõ ràng: Mức thù lao phải được quy định bằng văn bản (Quyết định của chủ sở hữu hoặc ghi rõ trong Quy chế tài chính/Quy chế lương thưởng của công ty).
2. Thực chi: Phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên) hoặc tiền mặt hợp lệ.
3. Không bắt buộc có HĐLĐ: Cơ quan thuế hiểu rằng chủ doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động với chính mình, nhưng họ chấp nhận chi phí "thù lao" nếu có đầy đủ Quyết định bổ nhiệm và chứng từ thanh toán, khấu trừ thuế TNCN đầy đủ.

Nếu hợp đồng lao động ban đầu giữa hai bên không có hiệu lực pháp lý (vì một người đại diện cho cả hai bên ký), thì Phụ lục hợp đồng lao động sinh ra từ hợp đồng đó cũng sẽ không có giá trị pháp lý.

Bạn không thể dùng phụ lục hợp đồng để "chữa cháy" hay thay đổi tiền lương cho trường hợp Chủ công ty kiêm Giám đốc tự ký với chính mình.

Cách xử lý đúng luật để thay đổi và điều chỉnh lương/thù lao:

Thay vì dùng Hợp đồng lao động và Phụ lục hợp đồng, đối với Chủ công ty TNHH 1TV kiêm Giám đốc, bạn sử dụng các văn bản nội bộ sau đây:

1. Dùng "Quyết định của Chủ sở hữu công ty"

Mỗi khi muốn tăng/giảm hoặc thay đổi mức thù lao/lương quản lý, bạn (với tư cách là Chủ sở hữu công ty) chỉ cần ký ban hành một Quyết định điều chỉnh thù lao quản lý.

• Nội dung quyết định gồm:
  • Căn cứ Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
  • Quyết định thay đổi mức thù lao của chức danh Giám đốc từ ngày... tháng... năm...
  • Mức thù lao mới cụ thể bằng số và bằng chữ.
  • Giao bộ phận kế toán/tài chính thực hiện chi trả và khấu trừ thuế TNCN theo quy định.

2. Ban hành "Quy chế lương, thưởng" của công ty

• Bạn có thể xây dựng một Quy chế lương, thưởng chung cho toàn công ty, trong đó có quy định rõ ràng về khung lương, mức thù lao dành cho vị trí Ban Giám đốc (do Chủ sở hữu phê duyệt).
• Khi muốn thay đổi lương, công ty chỉ cần ra quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế hoặc ra quyết định áp dụng mức lương mới theo khung đã có.

Tóm lại: Hãy dẹp bỏ hoàn toàn việc sử dụng Hợp đồng lao động và Phụ lục hợp đồng đối với trường hợp Chủ công ty kiêm Giám đốc. Mọi vấn đề về lương, thưởng, thù lao của bạn đều được giải quyết bằng Quyết định của Chủ sở hữu hoặc Nghị quyết của công ty.

Dưới đây là mẫu Quyết định của Chủ sở hữu công ty về việc điều chỉnh thù lao/lương quản lý dành cho Giám đốc, đảm bảo đúng quy định pháp luật và là căn cứ hợp lệ để hạch toán chi phí doanh nghiệp:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---oOo---

........., ngày ...... tháng ...... năm 20....

QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY

(V/v: Điều chỉnh mức thù lao/lương quản lý đối với Giám đốc)

CÔNG TY TNHH .....................................................................................................

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH .................................................;
• Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh và nhu cầu quản lý thực tế của Công ty;

Tôi, PHAN NGỌC KHÁNH
- CCCD/Hộ chiếu số: ....................................... Cấp ngày: ............ Tại: ......................
- Địa chỉ thường trú: ...................................................................................................
- Là Chủ sở hữu hợp pháp của Công ty TNHH ...........................................................

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Điều chỉnh mức thù lao quản lý
Kể từ ngày ...... tháng ...... năm 20...., điều chỉnh mức thù lao quản lý đối với chức danh Giám đốc do Ông/Bà Phan Ngọc Khánh đảm nhiệm như sau:
Mức thù lao cũ: ................................. VNĐ/tháng (Bằng chữ: .........................................)
Mức thù lao mới: ................................ VNĐ/tháng (Bằng chữ: .........................................)

Điều 2. Tổ chức thực hiện
- Kế toán trưởng / Bộ phận Tài chính - Kế toán căn cứ Quyết định này để thực hiện việc chi trả thù lao hàng tháng cho Giám đốc, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các phòng ban, bộ phận liên quan và Ông/Bà Phan Ngọc Khánh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Dưới đây là mẫu Quyết định ban hành/quy định mức tiền thù lao cho Giám đốc lần đầu (áp dụng khi mới thành lập hoặc khi chưa có mức thù lao trước đó), được thiết kế chuẩn xác để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý cho doanh nghiệp:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---oOo---

........., ngày ...... tháng ...... năm 20....

QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY

(V/v: Phê duyệt và chi trả tiền thù lao quản lý cho Giám đốc)

CÔNG TY TNHH .....................................................................................................

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH .................................................;
• Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh và nhu cầu quản lý thực tế của Công ty;

Tôi, PHAN NGỌC KHÁNH
- CCCD/Hộ chiếu số: ....................................... Cấp ngày: ............ Tại: ......................
- Địa chỉ thường trú: ...................................................................................................
- Là Chủ sở hữu hợp pháp của Công ty TNHH ...........................................................

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt mức tiền thù lao quản lý
Kể từ ngày ...... tháng ...... năm 20...., phê duyệt mức tiền thù lao quản lý hàng tháng đối với chức danh Giám đốc do Ông/Bà Phan Ngọc Khánh đảm nhiệm, cụ thể như sau:
Mức thù lao: ................................. VNĐ/tháng (Bằng chữ: ..........................................................................................................................).
(Khoản thù lao này đã bao gồm / chưa bao gồm các khoản phụ cấp khác như: ...................................).

Điều 2. Nguồn chi trả và chế độ liên quan
- Nguồn chi trả: Hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý của Công ty.
- Nghĩa vụ thuế: Bộ phận kế toán có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo đúng biểu thuế lũy tiến từng phần trước khi chi trả cho Giám đốc.

Điều 3. Tổ chức thực hiện
- Kế toán trưởng / Bộ phận Tài chính - Kế toán và Ông/Bà Phan Ngọc Khánh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
- Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.